こんにちは。
行政書士法人IMSの竹内です。
今年も残すところ僅かとなり、来年より新しいことに挑戦する計画を立てていらっしゃる方も大勢いることと存じます。
中には外国で会社を設立したり、婚姻、不動産取得などもお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。その際のお手続きに日本の公文書の提出を求められる場合がございます。
その際のお手続きとして①領事認証➁アポスティーユというものがありますので、今回は両者の何が異なるのかをご説明させていただきます。
【領事認証】
日本で発行される公文書ですが、外国の提出先ではこの文書が本当に日本の官公署、自治体が発行したものか判断できません。ですので、公文書に押されている印鑑（これを「公印」と呼びます）を外務省が真正な公文書として証明します。これを「公印確認」と言い、対象となっている書類に直接押印します。その後、確認済み公文書として各国の駐日大使・領事が認証することで、外国でのお手続に使用することが可能な状態になります。
①公文書の発行→➁外務省による公印確認→③各国駐日大使・領事による認証
→④各種手続きに提出
一般的な領事認証の流れは上のようなものになります。
【アポスティーユ】
さて、上の段で領事認証のお手続きの流れを説明させていただきましたが、
アポスティーユと言われる手続きとは何が異なるのでしょうか。
アポスティーユとは…
「外国公文書の認証を不要とする条約（略称：認証不要条約）」（1961年10月5日のハーグ条約）に基づく付箋（＝アポスティーユ）による外務省の証明のことです。（※ 外務省ホームページより抜粋）
このアポスティーユを外務省で取得すると、ハーグ条約を締結している国間では、駐日大使・領事の認証があるものとして締結国に各種書類を提出することが可能となります。上記、領事認証手続きで必要であった「駐日大使・領事による認証」が不要となります。
①公文書の発行→➁アポスティーユの取得→③ハーグ条約締結国での各種手続きに提出
稀に条約締結国でも領事認証が求められることがあるとのことなので、
個別に確認したほうがよい場合もあるとのことですが、一般的には上のような流れとなり、お手続きは少し簡略化されます。また、ハーグ条約締結国は外務省のホームページで確認が可能でございます。
【一般書類を「公文書」として取り扱うには】
今までは、官公署や各自治体が発行する公文書が原本の場合の説明をしてきました。では、外国でのお手続き文書が例えば「パスポートの写し」、「○○省発行公文書のコピー」の場合はどうすればよいのでしょうか？
公文書も原本ではなく、コピーしたものであれば「私文書」として扱われます。
その際はまず公証役場で署名に対して「私署認証」のお手続きを行い、公証人が所属する地方法務局長の押印をいただき、公文書にする流れとなります。
今回は外国手続きに提出する書類の認証についてお話させていただきました。
公証・認証お手続きは弊社でも取り扱っておりますので、お気軽にご相談いただければと存じます。
