こんにちは。行政書士法人IMSの伊東です。
今週は寒さが一段と深まり、東京では1月上旬の気温の日もありました。寒い季節とはいえ、暖かな日々が続いて欲しいものです。
領事認証・アポスティーユ
日本国内で発行・作成された書類を海外の機関に提出する場合、発行されたそのもの提出では書類として認められず、提出先機関から領事認証・アポスティーユを依頼されることがあり、「Notarization」「Legalization」「Apostille」「Authentication」「Attestation」といった呼ばれ方をされます。
領事認証は、日本国内で発行・作成された書類を提出する国で有効なものとするために行われる手続きで、日本国内にある各国大使館・総領事館で行なわれ、領事認証が行われた書類は日本国外務省が認めた書類として扱われます。こちらの手続きが行われる背景としては、発行・作成されたそのままの書類のみでは、提出先が真正な書類であることを確認出来ないため、外務省の公印と各国大使館・総領事館が認めた証明があることで、提出先が真正な書類と認めることになります。アポスティーユが行われた書類も同様に日本国外務省が認めた書類として扱われますが、手続きの流れが異なります。
（1）領事認証
まずは、領事認証から見ていきます。
領事認証を行う書類としては、おおまかに①公文書（公的機関が発行した書類 例：戸籍謄本、登記簿謄本、犯罪経歴証明書）、②私文書（企業等が作成した書類 例：財務諸表、在職証明書、職務経歴証明書）の2種類があります。①の場合も②の場合も外務省の公印確認を受け、各国大使館・総領事館の認証が必要になりますが、②の場合は、外務省の公印確認の前に公証役場の認証を受けなければなりません。
- 公文書の領事認証の流れ：
外務省の公印確認→各国大使館・総領事館の認証
- 私文書の領事認証の流れ：
公証役場の認証→外務省の公印確認→各国大使館・総領事館の認証
（2）アポスティーユ
アポスティーユはハーグ条約加盟国（外国公文書の認証を不要とする条約（略称：認証不要条約））に認められる手続きで、各国大使館・総領事館の認証を不要とし、外務省の証明までで真正な書類と認める手続きです。現時点でのハーグ条約締約国はこちらです。
また、領事認証・アポスティーユではなく、「事実証明」の手続きの一つとして行政書士のような専門家の認証で足りるとする機関もあります。やり直しが起こらないよう、まずは提出先機関に提出書類にどのような手続きが必要であるのかをご確認の上、適切な手続きを進められることを推奨いたします。
弊社では、領事認証、アポスティーユ、行政書士による認証を承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。
